ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ООО «БДР ТЕРМИЯ РУС»

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящая Политика обработки и обеспечения безопасности персональных данных (далее – Политика) является основополагающим внутренним документом ООО «БДР Термия Рус» (далее – Компания), определяющим ключевые направления его деятельности в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных (далее – ПДн), оператором которых является Компания.

1.2 Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», подзаконными актами к нему и Рекомендациями Роскомнадзора по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее совместно именуемые «применимое законодательство в области обработки и обеспечения безопасности ПДн»).

1.3 Действие настоящей Политики распространяется на всех работников Компании вне зависимости от их должности, в том числе на работников с полной и частичной занятостью, с момента введения Политики в действие.

1.4 Организационные, распорядительные и локальные нормативные акты Компании не должны противоречить настоящей Политике.

1.5 Настоящая Политика доводится до сведения всех работников Компании под подпись и размещается на корпоративном вебсайте Компании. Политика является общедоступным документом, который может предоставляться без ограничений всем заинтересованным сторонам.

1.6 Период актуализации настоящей Политики составляет 3 года, а до истечения этого срока – в случаях изменений в процессах обработки ПДн и (или) изменений применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, которые затрагивают положения Политики. Актуализация имеет целью приведение в соответствие определенных Политикой положений реальным условиям и текущим требованиям применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн.

2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящей Политике использованы следующие термины и сокращения:

2.1 Персональные данные (ПДн) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2 Контрагент – физическое или юридическое лицо, с которым Компания вступает в гражданские правовые отношения в процессе заключения и исполнения договоров.

2.3 Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.4 Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

2.5 Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

2.6 Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

2.7 Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

2.8 Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

2.9 Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

2.10 Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти

иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

2.11 Специальные категорий персональных данных – персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

3. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1 Политика разработана в целях реализации требований применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его ПДн в Компании.

3.2 Настоящая Политика определяет цели и принципы в области обработки и обеспечения безопасности ПДн и устанавливает официально выраженные руководством Компании намерения и обязательства в указанной области.

3.3 Цели Компании в области обработки и обеспечения безопасности ПДн:
  — Рассмотрения резюме и подбора кандидатов на вакантную должность для дальнейшего трудоустройства в Компанию;
  — Заключения, сопровождения, изменения, расторжения трудовых договоров, которые являются основанием для возникновения или прекращения трудовых отношений между работниками и работодателем;
  — Исполнения работодателем обязательств, предусмотренных трудовыми договорами;
  — Исполнения работодателем обязательств, предусмотренных федеральным законодательством и иными нормативными правовыми актами (в том числе выполнение решений судов и иных государственных органов);
  — Предоставления информации в государственные внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования) и другие государственные учреждения в соответствии с требованиями законодательства;
  — Заключения, сопровождения, изменения, расторжения гражданско-правовых договоров, которые являются основанием для возникновения или прекращения отношений между субъектом ПДн и Компанией;
  — Исполнения условий по договору;
  — Осуществление логистики, импорта и дистрибьюции товаров;
  — Ведения и управления возможными проектами (планирование, сроки предоставления услуг и пр.);
  — Определения правил коммуникации и коммуникации в рамках проекта;
  — Осуществление информационной рассылки;
  — Организация бизнес-поездок для сотрудников и представителей контрагентов;
  — Проверка сервисных центров, осуществляющих гарантийные ремонты продукции Компании;
  — Осуществление продаж продукции Компании;
  — Контроль представленности продукции Компании;
  — Регистрация жалоб потребителей по логистике и качеству продукции;
  — Регистрация на веб-сайтах Компании;
  — Проведение рекламных акций и презентаций;
  — Осуществление информационной рассылки;
  — Организация обучающих мероприятий для сотрудников и представителей контрагентов.

Принципы Компании в области обработки и обеспечения безопасности ПДн:   — Обработка ПДн в Компании осуществляется на законной и справедливой основе и ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только те ПДн, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых в Компании ПДн соответствуют заявленным целям обработки, избыточность обрабатываемых ПДн не допускается.
  — Компания предпринимает все необходимые меры для предоставления информации, относящейся к обработке ПДн, субъекту ПДн, в сжатой, открытой, понятной и легкодоступной форме на ясном и простом языке.
  — При обработке ПДн в Компании обеспечивается их точность, достаточность и, в необходимых случаях, актуальность по отношению к целям обработки ПДн. Компания принимает необходимые меры (обеспечивает их принятие) по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн.
  — Хранение ПДн в Компании в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн. Обрабатываемые ПДн уничтожаются при достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Компания обеспечивает надлежащую защиту обрабатываемых ПДн с использованием соответствующих технических или организационных мер, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки и случайной потери, уничтожения или повреждения ПДн. Цели обработки, состав и содержание ПДн, а также категории субъектов ПДн, чьи данные обрабатываются в Компании, обновляются в случае их изменения.
  — Компания в ходе своей деятельности может предоставлять и (или) поручать обработку ПДн другому лицу с согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом. При этом обязательным условием предоставления и (или) поручения обработки ПДн другому лицу является обязанность сторон по соблюдению конфиденциальности и обеспечению безопасности ПДн при их обработке, предусмотренных применимым законодательством в области обработки и обеспечения безопасности ПДн.
  — Компания не размещает ПДн субъекта в общедоступных источниках без его предварительного согласия.
  — Компания не допускает объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
  — Компания несет ответственность за соответствие своей деятельности указанным выше принципам обработки ПДн в рамках применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн.

4. ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Компания в рамках выполнения своей деятельности может осуществлять обработку ПДн следующих категорий субъектов ПДн:

4.1 Кандидаты на замещение вакантных должностей.

4.2 Работники.

4.3 Родственники работников.

4.4 Представители контрагентов (в т. ч. потенциальные);

4.5 Другие физические лица (потребители продукции, частные мастера).

5. ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1 Компания в рамках выполнения своей деятельности может осуществлять обработку, в том числе сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение следующих ПДн:
  — Ф.И.О.;
  — Фотография;
  — Пол;
  — Гражданство;
  — Дата рождения;
  — Место рождения;
  — Адрес места жительства / регистрации;
  — Контактная информация;
  — Сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  — Сведения о военном билете / удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
  — Сведения об образовании;
  — Сведения об опыте работы (предыдущих местах работы);
  — Сведения о трудовой деятельности;
  — Сведения о семейном положении;
  — Сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
  — Сведения об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН);
  — Сведения о налоговых отчислениях;
  — Сведения о банковских реквизитах;
  — Сведения о месте работы;
  — Другая информация, которую указал сам субъект.

5.2 Обработка специальных категорий ПДн, касающихся, расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в Компании не осуществляется.

5.3 Обработка сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные), в Компании не осуществляется.

6.ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1 ПДн могут передаваться исключительно для внутренних административных целей провайдерам различных услуг, зарегистрированным на территории Российской Федерации на основании договора.

6.2 Передача ПДн третьей стороне осуществляется только с согласия субъекта ПДн, за исключением случаев, когда передача ПДн предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законом процедуры.

6.3 Компания в ходе своей деятельности может осуществлять трансграничную передачу ПДн на территорию иностранных государств органам власти иностранного государства, иностранным физическим или юридическим лицам. При этом вопросы обеспечения адекватной защиты прав субъектов ПДн и обеспечения безопасности их ПДн при трансграничной передаче являются наивысшим приоритетом для Компании, решение которых реализуется в соответствии с применимым законодательством. Компания обязана убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача ПДн, обеспечивается адекватная защита прав субъектов ПДн, до начала осуществления трансграничной передачи ПДн.

6.4 Трансграничная передача ПДн на территорию иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов ПДн, осуществляется только в случаях наличия согласия в письменной форме субъекта ПДн на трансграничную передачу его ПДн или исполнения договора, стороной которого является субъект ПДн, а также в иных предусмотренных применимым законодательством в области обработки и обеспечения безопасности ПДн случаях.

7. ОСНОВНЫЕ МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1 С целью обеспечения безопасности ПДн при их обработке, а именно для предотвращения утечки ПДн, утраты конфиденциальности ПДн и несанкционированного использования ПДн, предотвращения финансовых потерь, ущерба репутации, а также любого другого экономического и социального ущерба для субъекта ПДн, Компания самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей, предусмотренных применимым законодательством в области обработки и обеспечения безопасности ПДн. К таким мерам относятся:
  — Назначение ответственного лица за организацию обработки ПДн.
  — Издание документов, определяющих политику Компании в отношении обработки ПДн, локальных актов по вопросам обработки ПДн, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, устранение последствий таких нарушений.
  — Применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн, выбранных по результатам оценки рисков обработки ПДн, на протяжении всего жизненного цикла информационных систем персональных данных и процессов обработки ПДн.
  — Осуществление внутреннего контроля соответствия обработки ПДн применимому законодательству в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, требованиям к защите ПДн, политике Компании в отношении обработки ПДн, локальным актам Компании.
  — Оценка вреда, который может быть причинен субъектам ПДн в случае нарушения требований применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, соотношение указанного вреда и принимаемых Компанией мер по обеспечению безопасности ПДн.
  — Ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку ПДн, с положениями применимого законодательства, локальных актов Компании в области обработки и обеспечения безопасности ПДн.
  — Организация приема и обработки обращений и запросов субъектов ПДн или их законных представителей, а также осуществление контроля за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

7.2 Компания, в случае отсутствия иных правовых оснований обработки ПДн, обязана получить явное согласие субъектов на обработку их ПДн в момент сбора ПДн. В случае, если Компания планирует осуществлять обработку ПДн с целью, несовместимой с первичной целью обработки ПДн, Компания получает отдельное согласие субъектов ПДн для планируемой цели. В случае, если ПДн получены Компанией не от субъекта ПДн, Компания оповещает субъекта о такой обработке.

7.3 В случае утечки ПДн Компания выполняет все меры, предписанные применимым законодательством в области обработки и обеспечения безопасности ПДн.

7.4 Компания осознает и подтверждает важность и необходимость обеспечения безопасности ПДн и поощряет постоянное совершенствование системы защиты ПДн, обрабатываемых в рамках осуществления деятельности Компании.

8. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8.1 Компания гарантирует на безвозмездной основе следующие права субъектов ПДн:
  — Право на получение информации, касающейся обработки ПДн;
  — Право на отзыв согласия на обработку ПДн с последующим уничтожением ПДн;
  — Право на подачу жалобы надзорным органам в случае нарушения требований применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн;
  — Право на уточнение неполных или неточных ПДн;
  — Право на ограничение обработки и удаление ПДн;
  — Иные права, предусмотренные применимым законодательством.

8.2 Компания уведомляет субъектов ПДн об их обязанности предоставлять достоверные ПДн, а также о возможных последствиях предоставления недостоверных данных.

9. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ КОМПАНИИ (ОПЕРАТОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ)

9.1 Компания должна:
  — Предоставлять субъекту ПДн информацию на его законные запросы и обращения, а также в других предусмотренных применимым законодательством случаях, в сроки, установленные законодательством.
  — Принимать соответствующие меры по законному запросу и обращению субъекта ПДн (отзыв согласия на обработку ПДн, уточнение неполных или неточных ПДн и пр.) в сроки, установленные законодательством.
  — Разъяснять субъекту ПДн юридические последствия отказа предоставить его ПДн, если предоставление ПДн является обязательным в соответствии с федеральными законами.
  — При сборе ПДн, в том числе посредством сети «Интернет», обеспечивать запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение ПДн граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.
  — Принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных применимым законодательством и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
  — Принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн.
  — Опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПДн, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПДн.
  — Уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку ПДн, а также о изменении ранее предоставленных сведений в сроки, установленные применимым законодательством.
  — Назначать лицо, ответственное за организацию обработки ПДн.

9.2 Компания имеет право самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных применимым законодательством в области обработки и обеспечения безопасности ПДн и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

10. АУДИТ И МОНИТОРИНГ В ОБЛАСТИ ОБРАБОТКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

10.1 Порядок и периодичность проведения аудита процессов обработки ПДн, а также мониторинга функционирования внедренных процедур защиты ПДн в Компании определяет ответственный за организацию обработки ПДн на основании потребности в такой деятельности.

10.2 Ответственный за организацию обработки ПДн обязан следить за соблюдением применимого законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн, повышать осведомленность работников, участвующих в процессах обработки ПДн.

11. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

11.1 Каждый вновь принятый работник Компании, непосредственно осуществляющий обработку ПДн, знакомится под подпись с настоящей Политикой и другими локальными актами Компании по вопросам обработки и обеспечения безопасности ПДн и обязуется их соблюдать.

11.2 Все работники должны немедленно сообщать о любых нарушениях настоящей Политики.

11.3 Несоблюдение настоящей Политики может стать основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе увольнения, в порядке, установленным трудовым законодательством Российской Федерации.

12. КОНТАКТЫ

12.1 Компания будет рада Вашим вопросам и обратной связи о настоящей Политике. Если у Вас есть вопросы, то, пожалуйста, не стесняйтесь сообщить нам об этом любым удобным способом связи, указанным ниже.

Номера контактных телефонов: 8 800 333 17 18
Почтовый адрес: 129164, город Москва, Зубарев переулок, дом 15, корпус 1, этаж 3, помещение 1, комната 67Г
Адрес электронной почты: privacy@bdrthermea.ru